Cómo elaborar un protocolo de desconexión digital eficaz

El control horario de trabajadores y el derecho a la desconexión digital son dos de los principales pilares de la reforma laboral que está a punto de ver la luz. Pero, ¿qué es exactamente la desconexión digital? ¿Qué deben hacer las empresas para cumplir con las obligaciones de la nueva normativa?

Dudas lógicas, sin duda, que hemos resuelto acudiendo a las explicaciones y opiniones de Grupo Atico34, como expertos en la Ley de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, quienes nos han dado las principales claves para elaborar un protocolo de desconexión digital en las empresas.

Pasos para elaborar un protocolo de desconexión digital

La desconexión digital se define como el derecho fundamental del trabajador a no ser molestado por su empresa o empleador fuera de su horario laboral, esto es, durante sus horas de descanso, permisos, vacaciones o bajas laborales.

Se trata de un derecho que ya se encuentra recogido en la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y en el Estatuto de los Trabajadores. Ahora, con su regulación en la nueva reforma laboral, pasará a ser un punto central del cumplimiento normativo en empresas.

Esta nueva situación obliga a las empresas a la adopción de medidas como la elaboración de un protocolo de desconexión digital en el que se detallen todas las políticas y acciones encaminadas a respetar el horario laboral de los trabajadores. Grupo Atico34 nos explica qué pasos se deben seguir para la elaboración de este documento.

Análisis de la situación

El primer paso será realizar un análisis de la situación de la empresa, o más concretamente, de cómo se gestionan las jornadas laborales en la misma.

En este punto inicial se debe estudiar el calendario laboral de la empresa, los diferentes tipos de jornada laboral existentes entre el equipo, vacaciones, permisos, bajas laborales o excedencias, métodos de registro de la jornada laboral, conciliación de la vida personal y laboral, existencia de personal en modalidad de teletrabajo, etcétera.

Por otro lado, también se deben valorar otras cuestiones, como el grado de digitalización de la empresa, o los trabajadores con gran movilidad o que desarrollan gran parte de su actividad fuera del centro de trabajo.

Negociación con los trabajadores

Es recomendable acordar el protocolo de desconexión digital mediante negociación colectiva, es decir, se debe realizar una negociación previa con los trabajadores y sus representantes. La normativa actual no señala que sea obligatorio, pero es probable que la nueva reforma laboral lo exija.

Elaboración del protocolo

El protocolo de desconexión digital ha de incluir la siguiente información:

• Marco legal y objetivos del protocolo

• Ámbito de aplicación

• Medidas orientadas a garantizar las desconexión digital de los empleados

• Medidas de revisión y control

• Plazo de vigencia

Conviene detenerse en el punto central de esta fase, que es la aprobación y la aplicación de las medidas destinadas a asegurar la desconexión digital de los trabajadores. En este sentido, han de ser medidas concretas que definan cuándo y cómo la empresa se puede poner en contacto con sus empleados, y cuándo y cómo no puede hacerlo.

Excepciones o imprevistos

Se deberán recoger todas aquellas excepciones en las que un determinado miembro de la empresa podrá recibir notificaciones de trabajo fuera de su horario laboral.

Esto es especialmente importante en aquellas empresas que tengan personal con horario o movilidad laboral especial (como el personal de atención sanitaria doméstica) o en el caso de mandos intermedios que, por la elevada responsabilidad de sus cargos, estén sometidos a jornadas de trabajo obligatoriamente flexibles.

Comunicación del protocolo a la empresa

La empresa debe dar a conocer el protocolo a sus trabajadores mediante algún medio fácilmente accesible a todos los miembros de la plantilla. También es importante realizar una formación continua acerca de la aplicación y adopción de las medidas, tanto para los trabajadores como para los directivos de la empresa.

Seguimiento y evaluación

Se ha de realizar un seguimiento de las medidas adoptadas y establecer un plazo para realizar una evaluación acerca de su idoneidad. Lo más recomendable es hacer al menos dos evaluaciones durante el primer año de aplicación del protocolo de desconexión digital, una durante los primeros seis meses y otra en el segundo semestre.

Últimas recomendaciones para la elaboración del protocolo de desconexión digital

Hay que tener en cuenta que la nueva reforma laboral va a traer muchas novedades relacionadas con la digitalización del trabajo, y que algunas de ellas, como la desconexión digital, pueden sufrir todavía muchos cambios regulatorios en el futuro a corto plazo.

Por ello, lo más recomendable a la hora de elaborar un protocolo de desconexión digital es acudir a una consultora especializada como Grupo Atico34, formada por abogados expertos en la materia y que garantizan que las medidas adoptadas cumplirán con la normativa.

El precio de un protocolo de desconexión digital en Atico34 parte de 95 euros, y puede adaptarse a empresas de cualquier tamaño y sector de actividad. Un desembolso ridículo si tenemos en cuenta que las previsiones apuntan a que la entrada en vigor de la nueva reforma laboral provocará un aumento de las reclamaciones por incumplimiento del derecho a la desconexión digital.